Eine Lieferantenerklärung ist vereinfacht gesagt ein Dokument oder Textbaustein auf einer Rechnung, mit dem ein inländischer Kreditor in Deutschland Angaben zur Präferenzeigenschaft seiner Ware macht. Die Erstellung von Präferenznachweisen ist immer freiwillig. Auch liegt die Entscheidung, welche Präferenzzonen abgedeckt werden, jeweils beim Kreditor. Weder Sie noch Ihr Kreditor können angehalten werden, eine Lieferantenerklärung im Inland auszustellen. Sofern eine Lieferantenerklärung erstellt wird, müssen aber die notwendigen Unterlagen vorhanden sein und eine Präferenzkalkulation muss durchgeführt werden für das entsprechende Freihandelsabkommen, welches auf der Lieferantenerklärung erwähnt wird.

Die Lieferantenerklärung gehört zu einem den wohl am häufigsten ausgestellten Handelsdokumenten in der Europäischen Union. Am üblichsten ist dabei die Lieferantenerklärung für Waren mit Ursprungseigenschaft. Sie ist ein wichtiges Auskunfts- und Nachweispapier und wird beispielsweise bei der Beantragung oder der Ausstellung eines Präferenznachweises benötigt. Lieferantenerklärungen sind immer wieder auch Gegenstand von Nachprüfungen der Zollverwaltung im Rahmen von Präferenz– und Zollprüfungen. Soll reine Handelsware zu präferenziellen Bedingungen exportiert werden, müssen alle in der Lieferkette involvierten Zwischenhändler über eine gültige Lieferantenerklärung verfügen. 

Die Ausfertigung beziehungsweise die Anerkennung von Lieferantenerklärungen ist wortlautgebunden und die Waren müssen so genau bezeichnet sein, dass der Bezug zur Ware eindeutig erkennbar ist (Nämlichkeit).

Beachten Sie, dass grundsätzlich sowohl der Aussteller (Erklärender) als auch der Empfänger der Erklärung im Regelfall in Deutschland oder zumindest in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässig sein müssen. Lieferantenerklärungen dürfen ausserdem auch nachträglich ausgestellt werden. Der längst mögliche Geltungszeitraum für eine Langzeitlieferantenerklärung beträgt zwei Jahre. Bitte beachten Sie, dass hier das Ausfertigungsdatum der Erklärung massgeblich für die Berechnung der Frist ist. 

Formen von Lieferantenerklärungen
Für Warenlieferungen innerhalb der EU gibt es folgende Arten:
+ Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprung
+ Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprung (bereits getätigte Arbeitsvorgänge in der EU)
+ Langzeitlieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprung
+ Langzeitlieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprung