Tschüss Papierrechnung, hallo eRechnung!
Wir sind gesetzlich verpflichtet, einen digitalen Rechnungs-Eingang anzubieten. Dieser ist für Lieferanten ohne Kosten und sorgt dafür, dass wir ausnahmslos vorkontierte Geschäftsnachrichten erhalten. Unseren Lieferanten wiederum bietet diese Daten-Drehscheibe die Flatrate Gelegenheit Ihrerseits ebenfalls sämtliche Dokumente digital anzubieten (Basis EDIFACT).
Was wird sich ändern?
Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen: Ab dem 01.01.2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Was fällt unter „elektronische Rechnung“
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Diese Formatanforderungen werden bspw. von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei), erfüllt.
Damit besteht ab 01.01.2025 die Empfangsverpflichtung für die folgenden Formate gem. EN 16931:
ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)
Versionen: Es werden seitens der Westa-Gruppe die aktuellen Versionen unterstützt. Das sind derzeit ZUGFeRD 2.2 und XRechnung 3.0.1.
Was fällt unter „Sonstige Rechnung“
Sonstige Rechnungen sind bspw. Papier-Rechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (bspw. PDF) übermittelt werden.
Wichtig: Datensatz geht der Bild-/ PDF Datei vor. Damit ist grundsätzlich der strukturierte XML Teil führend und kann durch die PDF-A Sicht (als ZUGFeRD) ergänzt werden. Eine reine PDF Rechnung gilt nicht als eRechnung.
Nachdem die E-Rechnungspflicht für den Bereich B2G (Business-to-Government) in Deutschland grösstenteils umgesetzt ist, folgt jetzt ab 01.01.2025 bis Ende 2027 die schrittweise E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen im B2B-Bereich.
Ab dem 01.01.2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäss EN 16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend.
Die Leitweg-ID setzt sich aus drei Bestandteilen zusammen: Grobadressierung, Feinadressierung sowie Prüfziffer.
Syntax Peppol-Participant-ID Rechnungssteller: 9930:Umsatzsteuer-ID oder 0088:Global Location Number.
Die Grobadressierung und Prüfziffer sind Pflichtbestandteile, die Feinadressierung ist ein optionaler Bestandteil.
Leitweg-ID und Peppol-ID
Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger. Wobei die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen soll.
Die Leitweg-ID kann auch zur Übermittlung einer elektronischen Rechnung via PEPPOL genutzt werden (dann als sog. PEPPOL-ID). Die PEPPOL-Kennung eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller bzw. Rechnungssender übermittelt.
Unser Angebot der automatisierten, einheitlichen Ausgangs-Rechnung ist für unsere Kunden kostenfrei. Natürlich können Sie über diese Daten-Drehscheibe auch Ihre eigenen Einkaufs- / Vertriebs-Portale aufbauen – mit zentralem Nachrichten-Ausgangs-Monitor nach Geschäftsvorfällen sortiert und Steckerfertig konfiguriert.
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