Als Handwerker oder Selbstständiger unterliegen Sie zunächst nicht der Verpflichtung zur eRechnung. Dennoch mag es sinnvoll sein, eine einheitlich kompatible Rechnungslegung für Ihre kleinen und grossen Kunden einzurichten. Welche Möglichkeiten haben Sie?

+  Sie nutzen eine Warenwirtschaft
Dann aktivieren Sie die ZUGFeRD Schnittstelle bspw. in Ihrer Moser Handwerk-Software. Diese und andere Software-Anwendungen haben bereits eRechnungs-Module die dann Ihre Rechnungen automatisch über eMail aussenden.

+  Sie fakturieren auf Basis von Stundenzetteln und Leistungsnachweisen
In diesem Fall können Sie einen Druckertreiber-Adapter, wie GOTOMAXX nutzen. Er erstellt Ihnen automatisch, neben dem Beleg für Ihre eigenen Unterlagen jedes vom Kunden gewünschte Zielformat.

+  Sie sind Einzel-Unternehmer oder Dienstleister
Neben Ihrem Gewerbeschein und Steuernummer brauchen Sie nur einen Internet-Zugang und arbeiten komplett digital in einem Webportal – auch WebEDI genannt. Als grosse Datendrehscheibe erhalten Sie hier Ihre Kundenauträge, erstellen Lieferscheine und eRechnung – und brauchen sich um nichts zu kümmern, da in dieser Daten-Gemeinschaft sofort jeder-mit-jedem kompatibel ist.

Ganz klar: ZUGFeRD !
Schon die Betrachtung der (noch) gültigen Übergangsformate offenbart die Frage: wieviele automatisierte Bearbeitungs- und Kontierungsregeln für Übertragungsweg (AS2, HTTP(S), SFTP, OFTP2, X.400 oder E-Mail) und Nachrichten-Inhalte (OpenTRANS, iDOC usw) lassen sich ökonomisch (nur für Deutschland) vorhalten /pflegen?
Ganz klar: nur einer! – setzen Sie von vornherein aufs ZUGFeRD !

Empfänger Zustimmung: *wenn sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten.
Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten im XML-Format.

Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein qualifiziertes E-Mail-Postfach ausreichen. Einige Rechnungsempfänger (z.B. die Deutsche Bahn) setzen auf das PEPPOL-Netzwerk und damit auf den Austausch einer gegenseitigen Leitweg-ID.

++ bitte jeweils Firmen-Kennung unser Landes- / Tochtergesellschaften erfragen. Danke!

Hinweis: Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht Anlass- und Beleg-bezogene Korrespondenz für das jeweilige Mailpostfach im Spam-Filter landet und bei Nichtbeachtung abgewiesen und gesperrt wird.

Wir weisen ebenfalls daraufhin, dass Ihre eRechnungs-Mailbox einen Inspektions-Zugang für Wirtschaftsprüfer und Finanzamt vorweisen sollte. Daher müsste eine separate (kostenpflichtige) Kommunikationsplattform diese Aufgaben übernehmen.

myOpenFactory WebEDI ist eine Plattform – kein Übertragungs-Netzwerk!

Jeder Partner unterhält darin sein eigenes Dokumenten-Postfach. (Quelle: myOpenFactory https://www.myopenfactory.com/platform)
Aber auch für die proprietären Datei-Formate anderer ERP-Systeme gibt es über myOpenFactory zahlreiche, bereits vorbereitete Anbindungsmöglichkeiten / Adaptoren.
Ökologischer Vorteil – 2000 Papierrechnungen pro Arbeitstag sind am Ende des Monats ein ganzer Baum!

WebEDI Plattform = Unbegrenzt Geschäftsdokumente austauschen

DER Vorteil in der Nutzung unser WebEDI Plattform myOpenFactory ist der einzigartige Belegsammler. Er gliedert den gesamten Dokumenten-Workflow (Bestellung, Lieferschein, Notizen usw) zur Rechnung in einem Zentraldokument zur Langzeit-Archivierung (Beispiel nachfolgend).

Als es noch Datex-P und andere 1:1 Übertragungsnetze zwischen Unternehmen gab, war zugleich der Speicherplatz von Computern teuer und begrenzt. Zum strukturierten Nachrichten-Transfer wurden daher alle Datenfelder KOMPRIMIERT als Datensatz und im Paketformat übertragen.

Hier liegt der Ursprung von EDI = Electronic Data Interchange als Rohformat.

Später wurde dieser als EDIFACT Syntax durch die UN Vereinten Nationen standardisiert, da er Fremdsprachen neutral nur mit Daten- und Einheiten Kennungen arbeitet. Als Beispiel DTM = Datum und PCE = Stück, Anzahl. Nachrichten-Typen sind jeweils mit 6 Initialen abgekürzt, etwa INVOIC (Rechnung), ORDERS (Bestellung), DESADV (Liefernachweis).

Wiederum später wurden EDIFACT Dialekte für verschiedene Branchen etabliert, wie EANCOM (Lebensmittel); EDITEC (SHK) oder EDIFER (Stahlhandel). Diese Subset benannten Dialekte grenzen jedoch Markteilnehmer aus und müssten längst an die Anfoderungen u.a. der eRechnung angepasst worden sein. Dies ist über weite Anwendungen nicht absehbar, so dass wir von der zukünftigen Nutzung der EDIFACT Rechnung als Technologie-Sackgasse abraten.

NICHT als Subset, sondern auf EDI Text-Zahlen-Schlangen-Strukur arbeiten maschinenlesbare Ausprägungen, wie SEPA (Zahlungsverkehr) oder ATLAS (Zoll). Genau wie die X-Rechnung (Behörden Rechnung) und das hybride ZUGFeRD (plus PDF/A3 Ansicht). ZUGFeRD stellt den kleinsten gemeinsamen Nenner für sämtliche Zahlvorgänge in Deutschland dar und kann ausgelesen, sowie über den PDF-Betrachter angeschaut werden. Es eignet sich hervorragend zur platzsparenden Archivierung in sämtlichen Branchen und Anwendungen.