Als Handwerker oder Selbstständiger unterliegen Sie eventuell zunächst nicht der Verpflichtung zur eRechnung. Dennoch mag es sinnvoll sein, eine einheitlich kompatible Rechnungslegung für Ihre kleinen und grossen Kunden einzurichten. Welche Möglichkeiten haben Sie?

+  Sie nutzen eine Warenwirtschaft
Dann aktivieren Sie die ZUGFeRD Schnittstelle bspw. in Ihrer ❰anklickbar – MOSER Handwerk❱ Software. Diese und andere Software-Anwendungen haben bereits eRechnungs-Module die dann Ihre Rechnungen automatisch über eMail aussenden.

+  Sie fakturieren auf Basis von Stundenzetteln und Leistungsnachweisen
In diesem Fall können Sie einen Druckertreiber, wie ❰anklickbar – den GOTOMAXX Adapter❱ nutzen. Er erstellt Ihnen automatisch, neben dem Beleg für Ihre eigenen Unterlagen jedes vom Kunden gewünschte Zielformat.

+  Sie sind Einzel-Unternehmer oder Dienstleister
Neben Ihrem Gewerbeschein und Steuernummer brauchen Sie nur einen Internet-Zugang und arbeiten komplett digital in einem ❰anklickbar – Lieferanten Webportal❱ – auch WebEDI genannt. Eine Alternative für Kleinunternehmer (nach § 19 UStG) ist die ❰anklickbar – WISO Mein Büro SoHo Lösung❱. Als grosse Datendrehscheibe erhalten Sie in beiden Fällen hier Ihre Kundenauträge, erstellen Lieferscheine und eRechnung – und brauchen sich um nichts zu kümmern, da in dieser Daten-Gemeinschaft sofort jeder-mit-jedem kompatibel ist.

+  Sie brauchen Landesgesellschaften übergreifende Standards
Es handelt sich bei Ihnen um einen internationalen Firmenverbund mit verschiedenen ERP-Systemen, Bank-, Geschäftsbereichs- und eRechnungs-Formaten, sowie Multi-Tax Reporting Vorschriften. Für die Abbildung von Pool-Bankkonzepten und Vorkontierung ❰anklickbar – KonfiPay❱, sowie die weltweite PEPPPOL XRechnung ❰anklickbar – B2BRouter❱ mit integriertem DMS Archiv. Mit dieser Cloud Umgebung sind Sie umgehend global Steuerrechts-konform!

Checkliste zur schnellen eRechnungs-Einführung und Vermeidung von empflindlichen Strafen bei Nichteinhaltung der GoBD, wie dem Entzug von Vorsteuer-Privilegien für Ihre Unternehmung ….

✪ Wichtige eRechnungs-Begriffe ✪
✖ XRechnung
Die XRechnung ist ein XML-basierter Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Der Standard XRechnung wird seit dem 1. Januar 2019 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben.

✖ Wofür steht die Abkürzung KoSIT?
KoSIT ist die „Koordinierungsstelle für IT-Standards“. Ihre Aufgabe ist, die Entwicklung und den Betrieb von IT-Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung zu koordinieren.

✖ XML
XML steht für „Extensible Markup Language“ und ist eine Auszeichnungssprache. Sie dient dazu strukturierte Daten in einer formatunabhängigen Textform darzustellen und auszutauschen.

✖ ZUGFeRD
ZUGFeRD ist die Bezeichnung eines einheitlichen Datenformats für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind im Hybridformat. Auch bspw. Privatpersonen können ZUGFeRD-Rechnungen damit erhalten und lesen.

✖ Wofür steht CIUS (Core Invoice Usage Specification)?
CIUS steht für Core Invoice Usage Specification (Kern-Spezifikation zur Nutzung von Rechnungen) und ist eine Methode zur Standardisierung elektronischer Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen eines Landes entsprechen. Die Spezifikation beschreibt dabei, wie die elektronische Rechnung an nationale Anforderungen angepasst werden soll.

✖ Was ist CTC?
CTC steht für kontinuierliche Transaktionskontrollen (Engl.: Continuous Transaction Controls) und ist ein System, mit dem Transaktionen einer digitalen Prüfung unterzogen werden. Dafür werden die vom Steuerzahler bereitgestellten Transaktionsdaten an eine offizielle Plattform der Steuerbehörde übertragen, noch bevor, während oder direkt nachdem sie an den eigentlichen Geschäftspartner im Rahmen der jeweiligen Transaktion übermittelt werden.

✖ ZUGFeRD vs. XRechnung
Bei einer XRechnung handelt es sich im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format um eine rein technische Darstellung der strukturierten Daten in Form einer xml-Datei ohne eine mitgelieferte Visualisierung. Viele Branchen gehen davon aus, dass sich das ZUGFeRDFormat durchsetzen wird, da es die Visualisierung für das menschliche Auge in Form einer PDF-Ansicht gleich mitliefert.

✖ Hybridformat
Bei einem Hybridformat handelt es sich um die Kombination aus dem strukturierten XML-Datensatz sowie einem für Menschen lesbaren PDF. Ein Beispiel ist das ZUGFeRD-Format. Zusätzlich erfüllt ZUGFeRD/Factur-X auch die Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen an eine elektronische Rechnung und ist – neben der XRechnung – einer der beiden ausdrücklich erwähnten Standards für die B2B E-Rechnungspflicht.

✖ Wofür steht die EU-Norm CEN 16931?
Die EU-Norm CEN 16931 ist eine Europäische Norm für ein einheitliches Austauschformat von Rechnungen. Sie gibt u.a. die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor. Länderspezifisch gibt es zusätzliche Erweiterungen, die ebenfalls verpflichtend einzuhalten sind.

✖ Wofür steht VAT in the Digital Age (VIDA)?
Eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems („Value added Tax“ (VAT) = MwSt). Sie sieht u.a. eine Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung, die Digitalisierung der Meldepflichten und eine EU-weite MwSt-Registrierung vor. Eine weitere Neuerung betrifft die Besteuerung der Plattformwirtschaft.

Derzeit müssen sich Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, in jedem Land separat für die Mehrwertsteuer registrieren lassen. Durch den Einsatz von Technologie kann ViDA die Steuererhebung vereinfachen, die administrativen Belastungen für Unternehmen reduzieren und eine grössere Transparenz fördern. Darüber hinaus tragen globale Datenschutzgesetze wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) der EU, der California Consumer Privacy Act (CCPA) in den Vereinigten Staaten und andere ähnliche Vorschriften zu einer zusätzlichen Komplexität bei.

Ganz klar: ZUGFeRD !
Schon die Betrachtung der (noch) gültigen Übergangsformate offenbart die Frage: wieviele automatisierte Bearbeitungs- und Kontierungsregeln für Übertragungsweg (AS2, HTTP(S), SFTP, OFTP2, X.400 oder E-Mail) und Nachrichten-Inhalte (OpenTRANS, iDOC usw) lassen sich ökonomisch (nur für Deutschland) vorhalten /pflegen?
Ganz klar: nur einer! – setzen Sie mit uns von vornherein aufs ZUGFeRD !

Art der Rechnung	2025	2026	2027 +
E-Rechnung (nach EN 16931)	Erlaubt	bis zur Einführungspflicht	verbindlich
Papier-Rechnung	Erlaubt	nur bis Jahresumsatz < 800 TdEuro	nicht zulässig
Sonstige Rechnung (pdf)	Erlaubt mit Zustimmung des Empfängers	Erlaubt unter Jahresumsatzgrenze	nicht zulässig
EDI Rechnungen*	Erlaubt mit Zustimmung	mit Zustimmung	mit Zustimmung

Empfänger Zustimmung: *wenn sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten.
Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten im XML-Format.

Hinweis: NUR ZUGFeRD gewährleistet Ihr Vorsteuerabzugs-Privileg!

Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein qualifiziertes E-Mail-Postfach ausreichen. Einige Rechnungsempfänger (z.B. die Deutsche Bahn) setzen auf das PEPPOL-Netzwerk und damit auf den Austausch einer gegenseitigen Leitweg-ID.

Mail Anschrift	➲	@Firma.biz ++
NUR eRechnung	➲	Invoice@ …
Avise, Preislisten etc.	➲	Accounting@ …
Ansprechpartner	➲	Vor.Nachname@
Alternative	➲	Leitweg ID

++ bitte jeweils Firmen-Kennung unser Landes- / Tochtergesellschaften erfragen. Danke!

Hinweis: Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht Anlass- und Beleg-bezogene Korrespondenz für das jeweilige Mailpostfach im Spam-Filter landet und bei Nichtbeachtung abgewiesen und gesperrt wird.

Wir weisen ebenfalls daraufhin, dass Ihre eRechnungs-Mailbox einen Inspektions-Zugang für Wirtschaftsprüfer und Finanzamt (IDEA) vorweisen sollte. Daher sollte in jedem Fall eine separate (kostenpflichtige) Kommunikationsplattform diese Aufgaben übernehmen.

Hinweis: NUR ZUGFeRD bietet nachträglich diesen Belegsammler für alle mitgeltenden Unterlagen!

E-Rechnung in Deutschland und der EU
Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wird über die Art. 27 des Referentenentwurfs des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zum Wachstumschancengesetz geregelt und ist ab 01.01.2025 anwendbar. Am 22. März 2024 hat der Deutsche Bundesrat dem Wachstumschancengesetz im zuletzt vorliegenden Entwurf vom November 2023 zugestimmt. Die Vorschläge stehen generell im Einklang mit dem derzeitigen Stand der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age). Daneben existieren noch weitere nationale E-Rechnungsinitiativen in verschiedenen europäischen Ländern. Diese sind per Datendefinition mit ZUGFeRD kompatibel!

myOpenFactory WebEDI ist eine Plattform – kein Übertragungs-Netzwerk!

Jeder Partner unterhält darin sein eigenes Dokumenten-Postfach. (Quelle: myOpenFactory https://www.myopenfactory.com/platform)
Aber auch für die proprietären Datei-Formate anderer ERP-Systeme gibt es über myOpenFactory zahlreiche, bereits vorbereitete Anbindungsmöglichkeiten / Adaptoren.
Ökologischer Vorteil – 2000 Papierrechnungen pro Arbeitstag sind am Ende des Monats ein ganzer Baum!

WebEDI Plattform = Unbegrenzt Geschäftsdokumente austauschen

 

Vorgang	➲	WebEDI Modul
Anfrage an uns	➲	Echtzeit 1:1 Angebot
an Geschäftspartner	➲	myOF Angebot
Bestellung	➲	myOF Order
Auftragsbestätigung	➲	myOF AB
Lieferschein	➲	myOF LS
Rechnung	➲	ZUGFeRD

DER Vorteil in der Nutzung unser WebEDI Plattform myOpenFactory ist der einzigartige Belegsammler. Er gliedert den gesamten Dokumenten-Workflow (Bestellung, Lieferschein, Notizen usw) zur Rechnung in einem Zentraldokument zur Langzeit-Archivierung (Beispiel nachfolgend).

Hinweis: NUR ZUGFeRD gewährleistet einen direkten DMS Archiv-Workflow!

Als es noch Datex-P und andere 1:1 Übertragungsnetze zwischen Unternehmen gab, war zugleich der Speicherplatz von Computern teuer und begrenzt. Zum strukturierten Nachrichten-Transfer wurden daher alle Datenfelder KOMPRIMIERT als Datensatz und im Paketformat übertragen.

Hier liegt der Ursprung von EDI = Electronic Data Interchange als Rohformat.

Später wurde dieser als EDIFACT Syntax durch die UN Vereinten Nationen standardisiert, da er Fremdsprachen neutral nur mit Daten- und Einheiten Kennungen arbeitet. Als Beispiel DTM = Datum und PCE = Stück, Anzahl. Nachrichten-Typen sind jeweils mit 6 Initialen abgekürzt, etwa INVOIC (Rechnung), ORDERS (Bestellung), DESADV (Liefernachweis).

Wiederum später wurden EDIFACT Dialekte für verschiedene Branchen etabliert, wie EANCOM (Lebensmittel); EDITEC (SHK) oder EDIFER (Stahlhandel). Diese Subset benannten Dialekte grenzen jedoch Markteilnehmer aus und müssten längst an die Anfoderungen u.a. der eRechnung angepasst worden sein. Dies ist über weite Anwendungen nicht absehbar, so dass wir von der zukünftigen Nutzung der EDIFACT Rechnung als Technologie-Sackgasse abraten.

NICHT als Subset, sondern auf EDI Text-Zahlen-Schlangen-Strukur arbeiten maschinenlesbare Ausprägungen, wie SEPA (Zahlungsverkehr) oder ATLAS (Zoll). Genau wie die X-Rechnung (Behörden Rechnung) und das hybride ZUGFeRD (plus PDF/A3 Ansicht). ZUGFeRD stellt den kleinsten gemeinsamen Nenner für sämtliche Zahlvorgänge in Deutschland dar und kann ausgelesen, sowie über den PDF-Betrachter angeschaut werden. Es eignet sich hervorragend zur platzsparenden Archivierung in sämtlichen Branchen und Anwendungen.

Format Name (Beispiele)	➲	eRechnungs-EDI Anwendungen
ZUGFeRD	➲	deutsche B2B Geschäfte
XRechnung (UBL)	➲	deutsche B2G Geschäfte
Factur-X (PDF/A-3)	➲	französische Inlands-Geschäfte
Fattura PA (IT)	➲	italienische Inlands-Geschäfte
SII IVA Llevanza de libros registro (ES)	➲	spanische Inlands-Geschäfte
NLCIUS (Niederlande)	➲	niederländische Inlands-Geschäfte

Die EDI-Funktion ermöglicht die Automatisierung von Debitoren und Kreditoren zwischen Unternehmen und wird auch von einigen Regierungen zur Steuerkontrolle oder zur Erleichterung bei der Steuerprüfung verlangt (Tax Compliance).

Die elektronische Rechnungsstellung für Ihre Dokumente wie Kundenrechnungen, Gutschriften oder Lieferantenrechnungen ist eine der Anwendungen von EDI.

Sobald ein elektronisches Rechnungsformat aktiviert ist, werden im Hintergrund EDI XML-Dokumente erzeugt. Diese Dokumente sind entweder im Anhangsbereich einer Mail sichtbar oder in die PDF-Datei (im Fall von ZUGFeRD) eingebettet und über einen Standard PDF-Reader lesbar.

Nutzen auch Sie diese Standortvorteile!

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement Online und erleichtert den Austausch elektronischer Ausschreibungs- und Beschaffungsdokumente. Peppol kann daher mehr als nur E-Rechnungen!
✑ PEPPOL ist ein internationales Netzwerk der Non-Profit-Organisation OpenPeppol für die elektronische Beschaffung
✑ Netzwerk dient zum Austausch digitaler Dokumente
✑ Fokus auf digitalen Rechnungen und elektronischen Beschaffungsdokumenten

Das ISO 15459-Formatschema für eindeutige Identifikatoren
Eine Sender-ID kann der Nutzer erstellen, indem er die Umsatzsteuer-ID oder VAT-ID mit dem Präfix 9930 oder die Global Location Number (kurz GLN) mit dem Präfix 0088 verwendet („9930:UMSATZSTEUERIDENTIFIKATIONSNUMMER“ oder „0088:GLOBAL LOCATION NUMBER“).

Rechnungsempfänger müssen stattdessen eine Receiver-ID angeben, welche sich bei öffentlichen Einrichtungen, die an die ZRE oder die OZG-RE angeschlossen sind, aus der sog. Leitweg-ID und dem Präfix 0204 zusammensetzt („0204:LEITWEG-ID“.).

Die Leitweg-ID setzt sich aus 3 Bestandteilen zusammen: Grobadressierung, Feinadressierung sowie Prüfziffer.

Syntax Peppol-Participant-ID Rechnungs­­­steller: 9930:Umsatz­­­­steuer-ID oder 0088:Global Location Number. Zum Beispiel 9930:de811226268, die Leitweg-ID für die Westaflexwerk.

Leitweg-ID und Peppol-ID
Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger. Wobei die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen soll.

Die Leitweg-ID kann auch zur Übermittlung einer elektronischen Rechnung via PEPPOL genutzt werden (dann als sog. PEPPOL-ID). Die PEPPOL-Kennung eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller bzw. Rechnungssender übermittelt.

Was wird für den Peppol-Nachrichtenaustausch benötigt?
Peppol nutzt die BusDox-Infrastruktur für den Nachrichtenaustausch. Innerhalb von Peppol kümmert sich BusDox nur um die Dienste, die der Empfänger handhaben kann (= wichtigsten Informationen im Austausch). Der Empfänger kann ein Lieferant, ein Kunde oder sonstiger Geschäftspartner sein – je nachdem, was gesendet wird. Ausserdem gibt es in den Peppol-Spezifikationen keine vereinbarte Beziehung zwischen Identifikatoren, die in der Infrastruktur für den Dokumententransport verwendet werden, und solchen für In-Message.

Wenn es um den Nachrichtenaustausch in Peppol geht, verlangt BusDox vom Absender des Dokuments, dass er sowohl den Empfänger-Teilnehmer als auch den Empfänger-Dienst (dies ist oft der Anbieter des Access-Points) identifiziert. Im Allgemeinen wird dies durch die Suche nach dem entsprechenden Service-Metadata-Publisher (SMP) im Service-Metadata-Locator (SML) erreicht, um die erforderliche Endpunktadresse zu ermitteln. Die Endpunktadresse ist die Adresse des Dienstes oder Access-Point und unterscheidet sich von der im Dokument selbst verwendeten Endpunkt-ID. Angesichts dieses Prozesses ist es wichtig, dass die Dokumente und Dienste, die der Empfänger handhaben kann, klar definiert sind.

Eine E-Rechnung stellt die erforderlichen Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz in XML (“Extensible Markup Language”, was auf Deutsch etwa so viel bedeutet wie „erweiterbare Beschreibungssprache”) dar. Dies gewährleistet, dass die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellten Informationen elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert in IT-Systemen wie z.B. ERP-Systemen weiterverarbeitet werden können.

Das ist nun gesetzlich geregelt!
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist regelmässig eine E-Rechnung auszustellen.
Dies bedarf nicht der Zustimmung des Empfängers, dieser muss also die Voraussetzungen schaffen.
Das gilt genauso für Gutschriften und für Rechnungen, die von Kleinunternehmen ausgestellt werden, für Rechnungen über Reiseleitungen und Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.
Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer ist, ein Land- und Forstwirt ist, oder ausschliesslich steuerfreie Umsätze ausführt (bspw. Vermieter).

Was fällt unter „elektronische Rechnung“
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Damit besteht eine Empfangsverpflichtung für die folgenden Formate gem. EN 16931:
✔ ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII).  Das ZUGFeRD PDF/A-3-Format ist bereits eine archivtaugliche Datei!
✔ XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
✔ XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)

Wichtig:
✔ Datensatz geht der Bild-/ PDF Datei vor.
✔ Belegsammler: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Viele TV-Sendungen drehen sich um das Thema – malen und Begriffe erraten. So auch unser der Ferd Malkurs am Monitor.

Bitte fahren Sie die Umrisse nach und schraffieren die Bildschirm-Tiere. Danach ist der Monitor nach Farben in die jeweilige Stallung abzustellen, um bei Bedarf nach Farbe und Freigabe-Status die einzelnen Monitorvorgänge wieder hervorzuholen. Damit sind wir dann intensiv den Tag über beschäftigt, was besonders auf die kurze wertschöpfende Bearbeitungszeit und die ewig langen Such- und Sortiervorgänge zurückzuführen sind. Und ewig grüsst das Murmeltier – wir haben es ja immer schon so gemacht! Merke: bitte nicht die fier beiner zu vergessen (◕‿◕)

Ganz anders das ZUGFeRD!
Was zwar ebenfalls grammatikalisch falsch geschrieben ist, aber immer schon den Karren aus dem jeweiligen Dreck zog! In diesem Fall aus der digitalen Sackgasse – um endlich miteinander, also im Team an einem Monitorvorgang zu arbeiten. Dabei lassen sich die Vorgänge nach Farben, Begriffen und Querverweisen jederzeit sortieren und aktualisieren OHNE die jeweiligen Stallungen aufzusuchen! Tatsächlich können wir (endlich) Abläufe und Dokumente auf jedem grossen (Desktop) und kleinen (Tablet PC) Monitor aufrufen und in Echtzeit bearbeiten.

Damit sollten wir das Tier-Mandala ausmalen anderen überlassen und lieber zeitnah Auskunft geben! Auf geht´s mit dem ZUGFeRD ins schöne Digi-Talien …. elektronische Ablage kann ja auch Spass machen!