Tschüss Papierrechnung, hallo eRechnung!
Wir sind gesetzlich verpflichtet, einen digitalen Rechnungs-Eingang anzubieten. Dieser ist für Lieferanten ohne Kosten und sorgt dafür, dass wir ausnahmslos vorkontierte Geschäftsnachrichten erhalten. Vorzugsweise im ZUGFeRD Format bietet diese Daten-Drehscheibe Ihnen ebenfalls die Gelegenheit sämtliche Nachrichten-Typen digital abzubilden. Papier-Dokument Zustellungen und Sammel-Rechnungen sind nicht zulässig. Die verbindliche DMS Beleg-Archivierung trägt jeder Wirtschaftsbeteiligte eigenverantwortlich.
Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A3 eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Massnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler wie beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.
Was wird sich ändern?
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist regelmässig eine E-Rechnung auszustellen.
Dies bedarf nicht der Zustimmung des Empfängers, dieser muss also die Voraussetzungen schaffen.
Das gilt genauso für Gutschriften und für Rechnungen, die von Kleinunternehmen ausgestellt werden, für Rechnungen über Reiseleitungen und Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.
Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer ist, ein Land- und Forstwirt ist, oder ausschliesslich steuerfreie Umsätze ausführt (bspw. Vermieter).
Was fällt unter „elektronische Rechnung“
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Damit besteht eine Empfangsverpflichtung für die folgenden Formate gem. EN 16931:
✔ ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII). Das ZUGFeRD PDF/A-3-Format ist bereits eine archivtaugliche Datei!
✔ XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
✔ XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)
Wichtig:
✔ Datensatz geht der Bild-/ PDF Datei vor.
✔ Belegsammler: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
Unser Angebot der automatisierten, einheitlichen ZUGFeRD Ausgangs-Rechnung ist für unsere Kunden kostenfrei(*). Natürlich können Sie über diese Daten-Drehscheibe auch Ihre eigenen Einkaufs- / Vertriebs-Portale aufbauen – mit zentralem Nachrichten-Ausgangs-Monitor nach Geschäftsvorfällen sortiert und Steckerfertig konfiguriert.
(*) Zusatzformate, wie Factur-X, iDOC, KSeF, EDI pauschal = 5 Euro pro Beleg und vorheriger bi-lateraler Verfahrens-Vereinbarung. Rechtliche Langzeit-Archivierung in Eigenverantwortung.Nutzen auch Sie diese Standortvorteile!
Die Leitweg-ID setzt sich aus 3 Bestandteilen zusammen: Grobadressierung, Feinadressierung sowie Prüfziffer.
Syntax Peppol-Participant-ID Rechnungssteller: 9930:Umsatzsteuer-ID oder 0088:Global Location Number. Zum Beispiel 992-90009-96, die Leitweg-ID für die Deutsche Bahn.
Auch Formate aus anderen europäischen Ländern können mit uns [auf Beleg-Selbstkosten] vereinbart werden (bspw. FatturaPA [ITA] oder Factur-X [FRA], Peppol). Peppol kann mehr als nur E-Rechnungen!
Leitweg-ID und Peppol-ID
Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger. Wobei die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen soll.
Die Leitweg-ID kann auch zur Übermittlung einer elektronischen Rechnung via PEPPOL genutzt werden (dann als sog. PEPPOL-ID). Die PEPPOL-Kennung eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller bzw. Rechnungssender übermittelt.