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Tschüss Papierrechnung, hallo eRechnung!

Wir sind gesetzlich verpflichtet, einen digitalen Rechnungs-Eingang anzubieten. Dieser ist für Lieferanten ohne Kosten und sorgt dafür, dass wir ausnahmslos vorkontierte Geschäftsnachrichten erhalten. Vorzugsweise im ZUGFeRD Format bietet diese Daten-Drehscheibe Ihnen ebenfalls die Gelegenheit sämtliche Nachrichten-Typen digital abzubilden. Papier-Dokument Zustellungen und Sammel-Rechnungen sind nicht zulässig. Die verbindliche DMS Beleg-Archivierung trägt jeder Wirtschaftsbeteiligte eigenverantwortlich.

Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A3 eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Massnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler wie beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten.

Wer eine Rechnungsannahme verweigert oder nicht zum Empfang in der Lage ist, hat kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Der Sender hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt hat und sich nachweislich um eine Übermittlung bemüht hat.

Was wird sich ändern?
Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist regelmässig eine E-Rechnung auszustellen.
Dies bedarf nicht der Zustimmung des Empfängers, dieser muss also die Voraussetzungen schaffen.
Das gilt genauso für Gutschriften und für Rechnungen, die von Kleinunternehmen ausgestellt werden, für Rechnungen über Reiseleitungen und Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.
Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer ist, ein Land- und Forstwirt ist, oder ausschliesslich steuerfreie Umsätze ausführt (bspw. Vermieter).

Was fällt unter „elektronische Rechnung“
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Damit besteht eine Empfangsverpflichtung für die folgenden Formate gem. EN 16931:
ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII).  Das ZUGFeRD PDF/A-3-Format ist bereits eine archivtaugliche Datei!
XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)

 

Wichtig:
Datensatz geht der Bild-/ PDF Datei vor.
Belegsammler: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Beispiel Belegsammler – mit sämtlichen mitgeltenden Unterlagen im ZUGFeRD Format als führendes PDF/A3.

03Erste Schritte

Als Handwerker oder Selbstständiger unterliegen Sie zunächst nicht der Verpflichtung zur eRechnung. Dennoch mag es sinnvoll sein, eine einheitlich kompatible Rechnungslegung für Ihre kleinen und grossen Kunden einzurichten. Welche Möglichkeiten haben Sie?

+  Sie nutzen eine Warenwirtschaft
Dann aktivieren Sie die ZUGFeRD Schnittstelle bspw. in Ihrer Moser Handwerk-Software. Diese und andere Software-Anwendungen haben bereits eRechnungs-Module die dann Ihre Rechnungen automatisch über eMail aussenden.

+  Sie fakturieren auf Basis von Stundenzetteln und Leistungsnachweisen
In diesem Fall können Sie einen Druckertreiber-Adapter, wie GOTOMAXX nutzen. Er erstellt Ihnen automatisch, neben dem Beleg für Ihre eigenen Unterlagen jedes vom Kunden gewünschte Zielformat.

+  Sie sind Einzel-Unternehmer oder Dienstleister
Neben Ihrem Gewerbeschein und Steuernummer brauchen Sie nur einen Internet-Zugang und arbeiten komplett digital in einem Webportal – auch WebEDI genannt. Als grosse Datendrehscheibe erhalten Sie hier Ihre Kundenauträge, erstellen Lieferscheine und eRechnung – und brauchen sich um nichts zu kümmern, da in dieser Daten-Gemeinschaft sofort jeder-mit-jedem kompatibel ist.

01Auf welches Pferd soll ich setzen?

Ganz klar: ZUGFeRD !
Schon die Betrachtung der (noch) gültigen Übergangsformate offenbart die Frage: wieviele automatisierte Bearbeitungs- und Kontierungsregeln für Übertragungsweg (AS2, HTTP(S), SFTP, OFTP2, X.400 oder E-Mail) und Nachrichten-Inhalte (OpenTRANS, iDOC usw) lassen sich ökonomisch (nur für Deutschland) vorhalten /pflegen?
Ganz klar: nur einer! – setzen Sie von vornherein aufs ZUGFeRD !

Art der Rechnung 2025 2026 2027 +
E-Rechnung (nach EN 16931) Erlaubt zur Einführungspflicht
Papier-Rechnung Erlaubt nur bis Jahresumsatz < 800 TdEuro nicht zulässig
Sonstige Rechnung (pdf) Erlaubt mit Zustimmung des Empfängers Erlaubt unter Jahresumsatzgrenze nicht zulässig
EDI Rechnungen* Erlaubt mit Zustimmung mit Zustimmung mit Zustimmung

Empfänger Zustimmung: *wenn sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten.
Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten im XML-Format.

02Zustellung einer ZUGFeRD eRechnung?

Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein qualifiziertes E-Mail-Postfach ausreichen. Einige Rechnungsempfänger (z.B. die Deutsche Bahn) setzen auf das PEPPOL-Netzwerk und damit auf den Austausch einer gegenseitigen Leitweg-ID.

Mail Anschrift @Firma.biz ++ 
NUR eRechnung Invoice@ …
Avise, Preislisten etc. Accounting@ …
Ansprechpartner Vor.Nachname@
Alternative Leitweg ID

++ bitte jeweils Firmen-Kennung unser Landes- / Tochtergesellschaften erfragen. Danke!

Hinweis: Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht Anlass- und Beleg-bezogene Korrespondenz für das jeweilige Mailpostfach im Spam-Filter landet und bei Nichtbeachtung abgewiesen und gesperrt wird.

Wir weisen ebenfalls daraufhin, dass Ihre eRechnungs-Mailbox einen Inspektions-Zugang für Wirtschaftsprüfer und Finanzamt vorweisen sollte. Daher müsste eine separate (kostenpflichtige) Kommunikationsplattform diese Aufgaben übernehmen.

04Unsere Belege der ZUGFeRD Familie

myOpenFactory WebEDI ist eine Plattform – kein Übertragungs-Netzwerk!

Jeder Partner unterhält darin sein eigenes Dokumenten-Postfach. (Quelle: myOpenFactory https://www.myopenfactory.com/platform)
Aber auch für die proprietären Datei-Formate anderer ERP-Systeme gibt es über myOpenFactory zahlreiche, bereits vorbereitete Anbindungsmöglichkeiten / Adaptoren.
Ökologischer Vorteil – 2000 Papierrechnungen pro Arbeitstag sind am Ende des Monats ein ganzer Baum!

WebEDI Plattform = Unbegrenzt Geschäftsdokumente austauschen

 

 

Vorgang WebEDI Modul
Anfrage an uns  Echtzeit 1:1 Angebot
an Geschäftspartner  myOF Angebot
Bestellung  myOF Order
Auftragsbestätigung  myOF AB
Lieferschein  myOF LS
Rechnung  ZUGFeRD

DER Vorteil in der Nutzung unser WebEDI Plattform myOpenFactory ist der einzigartige Belegsammler. Er gliedert den gesamten Dokumenten-Workflow (Bestellung, Lieferschein, Notizen usw) zur Rechnung in einem Zentraldokument zur Langzeit-Archivierung (Beispiel nachfolgend).
Belegsammler aller mitgeltenden Unterlagen, Notizen und Kommentaren

05Und wozu dann EDI?

Als es noch Datex-P und andere 1:1 Übertragungsnetze zwischen Unternehmen gab, war zugleich der Speicherplatz von Computern teuer und begrenzt. Zum strukturierten Nachrichten-Transfer wurden daher alle Datenfelder KOMPRIMIERT als Datensatz und im Paketformat übertragen.

Hier liegt der Ursprung von EDI = Electronic Data Interchange als Rohformat.

Später wurde dieser als EDIFACT Syntax durch die UN Vereinten Nationen standardisiert, da er Fremdsprachen neutral nur mit Daten- und Einheiten Kennungen arbeitet. Als Beispiel DTM = Datum und PCE = Stück, Anzahl. Nachrichten-Typen sind jeweils mit 6 Initialen abgekürzt, etwa INVOIC (Rechnung), ORDERS (Bestellung), DESADV (Liefernachweis).

Wiederum später wurden EDIFACT Dialekte für verschiedene Branchen etabliert, wie EANCOM (Lebensmittel); EDITEC (SHK) oder EDIFER (Stahlhandel). Diese Subset benannten Dialekte grenzen jedoch Markteilnehmer aus und müssten längst an die Anfoderungen u.a. der eRechnung angepasst worden sein. Dies ist über weite Anwendungen nicht absehbar, so dass wir von der zukünftigen Nutzung der EDIFACT Rechnung als Technologie-Sackgasse abraten.

NICHT als Subset, sondern auf EDI Text-Zahlen-Schlangen-Strukur arbeiten maschinenlesbare Ausprägungen, wie SEPA (Zahlungsverkehr) oder ATLAS (Zoll). Genau wie die X-Rechnung (Behörden Rechnung) und das hybride ZUGFeRD (plus PDF/A3 Ansicht). ZUGFeRD stellt den kleinsten gemeinsamen Nenner für sämtliche Zahlvorgänge in Deutschland dar und kann ausgelesen, sowie über den PDF-Betrachter angeschaut werden. Es eignet sich hervorragend zur platzsparenden Archivierung in sämtlichen Branchen und Anwendungen.

Unser Angebot der automatisierten, einheitlichen ZUGFeRD Ausgangs-Rechnung ist für unsere Kunden kostenfrei(*). Natürlich können Sie über diese Daten-Drehscheibe auch Ihre eigenen Einkaufs- / Vertriebs-Portale aufbauen – mit zentralem Nachrichten-Ausgangs-Monitor nach Geschäftsvorfällen sortiert und Steckerfertig konfiguriert.
(*) Zusatzformate, wie Factur-X, iDOC, KSeF, EDI pauschal = 5 Euro pro Beleg und vorheriger bi-lateraler Verfahrens-Vereinbarung. Rechtliche Langzeit-Archivierung in Eigenverantwortung.

Nutzen auch Sie diese Standortvorteile!


Die Leitweg-ID setzt sich aus 3 Bestandteilen zusammen:
Grobadressierung, Feinadressierung sowie Prüfziffer.

Syntax Peppol-Participant-ID Rechnungs­­­steller: 9930:Umsatz­­­­steuer-ID oder 0088:Global Location Number. Zum Beispiel 992-90009-96, die Leitweg-ID für die Deutsche Bahn.

Auch Formate aus anderen europäischen Ländern können mit uns [auf Beleg-Selbstkosten] vereinbart werden (bspw. FatturaPA [ITA] oder Factur-X [FRA], Peppol). Peppol kann mehr als nur E-Rechnungen!

Leitweg-ID und Peppol-ID
Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger. Wobei die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen soll.

Die Leitweg-ID kann auch zur Übermittlung einer elektronischen Rechnung via PEPPOL genutzt werden (dann als sog. PEPPOL-ID). Die PEPPOL-Kennung eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller bzw. Rechnungssender übermittelt.