Vor 35 Jahren haben wir uns für FRiDA command ERP und seine zahlreichen Zusatzpakete entscheiden. FRiDA = von der Fertigung über die Rechnungslegung integrierte Datenbank Anwendung. Eine Software für die Mittlere Datentechnik der IBM. Zunächst Text-basiert.
Einleitung
Die Migration von einem etablierten ERP-System wie Oxaion zu Odoo ist ein strategischer Schritt, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Damit die westa gruppe diesen Wechsel erfolgreich meistert, profitieren wir langfristig von der Flexibilität, Modularität und Kosteneffizienz von Odoo. Gleichzeitig bringt der Umstieg Herausforderungen für uns mit sich, insbesondere in Bezug auf Datenmigration, Systemintegration und Change-Management.
In dieser Checkliste erfahren Sie, wie eine systematische Vorgehensweise uns dabei hilft, Risiken zu minimieren und eine reibungslose Einführung von Odoo sicherzustellen. Wir beleuchten die wichtigsten Aspekte: von der strategischen Entscheidungsfindung bis zur organisatorischen und technischen Umsetzung.
1. Warum die Migration? Unsere Ausgangssituation analysieren
1.1. Gründe für den Wechsel
Die Entscheidung, von einem bestehenden ERP-System auf Odoo umzusteigen, ist oft durch eine Kombination aus technologischen, wirtschaftlichen und operativen Faktoren motiviert:
Hohe Betriebskosten: Viele traditionelle ERP-Systeme sind mit erheblichen Lizenz-, Wartungs- und Upgrade-Kosten verbunden. Odoo bietet eine attraktive Alternative, mit seinen Versionen Odoo Online Standard & Odoo Online Custom (Enterprise).
Mangelnde Flexibilität: Ältere Systeme sind oft starr und schwer an neue Geschäftsanforderungen anzupassen. Odoo erlaubt maßgeschneiderte Anpassungen und ist modular aufgebaut.
Technologie-Defizite: Unternehmen, die ältere ERP-Systeme nutzen, stossen häufig an Grenzen bei Cloud-Funktionen, Integrationen oder mobilen Anwendungen – Bereiche, in denen Odoo glänzt.
Wachstum und Skalierbarkeit: Während Unternehmen wachsen, müssen ERP-Systeme mithalten können. Odoo bietet die Möglichkeit, neue Funktionen und Module hinzuzufügen, ohne die Kernstruktur zu beeinträchtigen.
1.2. Analyse des Ist-Zustands
Bevor die Migration beginnt, ist eine gründliche Analyse des bestehenden ERP-Systems essenziell:
Funktionale Lücken identifizieren: Welche Anforderungen werden vom alten System nicht erfüllt? Wo gibt es Optimierungspotenzial?
Technische Infrastruktur bewerten: Wie sind die Datenbanken strukturiert? Welche Schnittstellen zu Drittanbieterlösungen existieren?
Prozesse dokumentieren: Eine detaillierte Dokumentation der aktuellen Workflows hilft, die Anforderungen an Odoo präzise zu definieren und Übertragungsfehler zu vermeiden.
1.3. Ziele unser Umstellung festlegen
Ein klares Verständnis der Ziele sorgt für Orientierung während des gesamten Prozesses:
» Reduktion der Betriebskosten.
» Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.
» Optimierung von Geschäftsprozessen durch automatisierte Workflows und bessere Datenanalysen.
Für heute. Für morgen. Für uns.
Während wir ursprünglich unsere oxaion ERP Lizenz kaufen konnten, sind für Folgeversionen oxaion Open und Aptean ERP (technisch wegen Datenbank Wechsels) nur noch Nutzer-Abos möglich (Wartungskosten ver-3-fachen sich).
Es ist geplant von der neuen Odoo ERP Oberfläche bereits auf unsere Bestandsdaten in Oxaion Business zuzugreifen. Dies würde Duplex-Eingabe und Daten-Doubletten verhindern.
2. Technische Vorbereitung der Migration.
Die technische Umsetzung ist das Herzstück einer erfolgreichen Migration. Hier entscheidet sich, ob Daten, Integrationen und Prozesse reibungslos von einem System ins andere überführt werden können.
2.1. Datenmigration: Von der Altlast zur Ressource.
Eine der komplexesten Herausforderungen bei der Migration ist der Umgang mit Daten.
Datenbereinigung: Vor der Übertragung sollten sämtliche Daten auf Aktualität und Relevanz geprüft werden. Doppelte oder veraltete Einträge gelöscht werden.
Strukturüberprüfung: Unterschiedliche ERP-Systeme nutzen oft abweichende Datenstrukturen. Beispiel: Ein Kunde wird in Oxaion möglicherweise in einer anderen Hierarchie dargestellt als in Odoo. Ein Mapping dieser Strukturen ist daher essenziell.
Testmigrationen: Bevor alle Daten endgültig übertragen werden, führen wir mehrere Testläufe durch. Diese simulieren dann den späteren Live-Betrieb und decken potenzielle Fehlerquellen auf.
2.2. Systemintegration: Eine nahtlose Umgebung schaffen.
Während der Umstellung bleiben oft andere Systeme in Betrieb, die weiterhin mit dem ERP kommunizieren müssen. In unserem Fall handelt es sich um die Oxaion Business als Kauf-Lizenz, die neben dem neuen Abo-Modell bis auf weiteren genutzt und ge-checkt werden kann.
APIs und Schnittstellen: Odoo bietet eine Vielzahl von APIs, die die Integration erleichtern. Zunächst prüfen wir in der Delta-Analyse, ob bestehende Verbindungen, etwa zu Buchhaltungs- oder CRM-Systemen, angepasst werden müssen.
Parallelbetrieb: In unserem Fall ist es möglich und sinnvoll, das alte System vorübergehend parallel zu Odoo laufen zu lassen, um Integrationen und Prozesse schrittweise zu überprüfen.
Middleware nutzen: Bei komplexen Systemlandschaften kann Middleware den Datenaustausch zwischen Alt- und Neusystem vereinfachen. Wir planen einen gleitenden Übergang in die neue Systemlandschaft.
2.3. Anpassungen und Individualisierungen
Odoo zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität aus, doch Anpassungen erfordern eine sorgfältige Planung:
Standard vs. Individualisierung: Daher überlegen wir stets genau, welche Funktionen angepasst werden müssen und welche durch Standard-Module abgedeckt werden können.
Zukunftsfähigkeit prüfen: So vermeiden wir von vornherein übermässige Anpassungen, die künftige Updates erschweren könnten.
3. Organisatorische Aspekte: Der Mensch im Mittelpunkt
Ein ERP-System ist nicht nur eine technische Plattform – es beeinflusst die Arbeitsweise der gesamten Organisation.
3.1. Projektmanagement und Planung
Eine klare Struktur und ein erfahrenes Projektteam sind die Grundpfeiler einer erfolgreichen Migration:
Projektteam aufstellen: Hier stellen wir sicher, dass IT-Experten, unsere Prozessverantwortliche und externe Odoo-Spezialisten perfekt zusammenarbeiten.
Meilensteine definieren: Auf diese Weise gliedern wir das Projekt in überschaubare Phasen, z. B. Datenmigration, Systemeinrichtung und Go-Live.
Kommunikation sicherstellen: Transparenz ist entscheidend, um Widerstände und Unsicherheiten zu minimieren.
3.2. Schulungen und Change Management
Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist ohne Zweifel ein wesentlicher Erfolgsfaktor:
Frühzeitige Einbindung: Deshalb beziehen wir Schlüsselpersonen aus den Fachabteilungen frühzeitig in den Prozess ein.
Schulungsprogramme entwickeln: Natürlich bieten wir umfassende Trainings an, die auf die jeweiligen Benutzerrollen zugeschnitten sind.
Feedback einholen: Regelmässige Feedback-Schleifen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
3.3. Flexibles Rollout
Ein schrittweises Vorgehen mindert Risiken:
Pilotprojekte starten: Wir beginnen voraussichtlich mit einer Abteilung je Standort, um erste Erfahrungen zu sammeln.
Iteratives Vorgehen: Und optimieren unsere Prozesse und Workflows basierend auf den Erkenntnissen aus der Pilotphase.
22.+23. Mai 2025 KICK – Off Workshop und Delta-Analyse
Zu den ausgeprägtesten Modulen von Odoo zählt das Rechnungswesen und Controlling – so funktioniert ein reibungsloser Übergang.
4. Fazit: Der Weg zu einem erfolgreichen Wechsel
Die Migration auf Odoo ist eine lohnende Investition in die Zukunft unser Unternehmens-Gruppe. Mit einer klaren Zielsetzung, gründlicher technischer Vorbereitung und einem starken Fokus auf die organisatorischen Aspekte wird der Wechsel zu einer Erfolgsgeschichte.
Firmen, die Odoo implementieren, profitieren nicht nur von geringeren Betriebskosten und einer höheren Flexibilität, sondern auch von einer optimierten Benutzererfahrung und verbesserter Datenqualität. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Kombination aus technischer Expertise, organisatorischem Feingefühl und einem klar strukturierten Projektmanagement.
Mit der richtigen Unterstützung – durch einen erfahrenen Odoo-Partner – steht unser erfolgreichen Migration somit nichts mehr im Weg.